Utbetalinger: planer, vilkår og frister
Har du fått støtte fra oss til et prosjekt? Plan for utbetalinger er beskrevet i kontrakten eller i tilskuddsbrevet fra oss. Her finner du de viktigste forutsetningene våre for utbetalinger og oversikt over planlagte automatiske utbetalinger.
|
Forskningsrådet er fra og med budsjettåret 2025 bruttofinansiert. Det påvirker også prosjektene som mottar finansiering av oss. Alle utbetalinger fra Forskningsrådet bokføres på året utbetalingen finner sted, selv om det dekker kostnader som har påløpt i forrige regnskapsår. Dette fører til at det vil kunne oppstå avvik mellom finansiering og kostnader per år i våre systemer, men totalen for prosjektperioden vil fortsatt være riktig. |
I avtaledokumentet for prosjektet deres (i punkt 6.4), vil dere se om prosjektmidler utbetales automatisk eller ikke.
Vår foretrukne utbetalingsmåte er etterskuddsvis fakturering. Vi vil bare unntaksvis bruke andre utbetalingsmåter på nye prosjekter.
Nedenfor finner du mer om frister og forutsetninger for utbetalinger:
Etterskuddsvis fakturering
Når dere skal motta tilskudd fra oss, kan dere få utbetalt midlene så snart dere har dokumentert at dere har faktiske kostnadene i prosjektet. Dette gjør dere ved å sende oss en faktura med spesifikasjoner på prosjektets påløpte kostnader og andelen av disse som skal dekkes av tilskuddet.
Faktura kan dere sende inn så ofte dere ønsker, minimum én faktura årlig og for flerårige prosjekter minimum hver tertial. Den blir betalt på forfallsdato når alle formaliteter er sjekket og funnet i orden.
Prosessen for utbetaling av tilskudd på faktura
-
Når prosjektansvarlig har regnskapsførte kostnader i prosjektet, kan dere sende inn en EHF-faktura.
-
Sammen med fakturaen skal dere legge ved en spesifikasjon (se eksempel på spesifikasjon nederst på denne siden) på prosjektkostnadene for perioden.
-
Samlefakturaer for flere prosjekter godtas ikke.
Noen prosjekter er fortsatt på betalingsmåten Ikke-automatisk utbetaling. Det kan være f.eks. ett-årige prosjekter og arrangementsstøtte. Disse fakturer som avtalt i kontrakten.
Fakturaer utbetales på forfallsdato eller så snart fakturaen er godkjent.
Generelt om fakturaenes innhold og oppfølging
- Faktura for tilskudd skal ikke ha MVA.
- Prosjektansvarlig skal oppgi bankkonto som eies av prosjektansvarlig på sine tilskuddsfakturaer, som det står i de generelle vilkårene våre for kontrakt.
- Prosjektansvarlig kan ikke sende purringer, rentenotaer, betalingsoppfordringer eller inkassovarsler på FoU-midler.
- Vi utbetaler normalt mottatte anmodninger om tilskudd på forfallsdato når alle formaliteter er sjekket og funnet i orden.
- Vi vil ta stikkprøver av spesifikasjonsvedleggene med jevne mellomrom.
- Dere kan fakturere alle påløpte kostnader i perioden så lenge beløpet ikke overstiger det gjenstående tilskuddet til prosjektet. Dersom dere sender en faktura som overstiger årets forventede utbetaling, vil vi den bli behandlet manuelt. Dette kan føre til noe lenger utbetalingstid.
Generelle fakturafrister
Det er ingen begrensninger på hvor ofte dere kan sende inn en faktura for tilskudd, men prosjektansvarlig på prosjekter med Utbetaling av tilskudd på faktura skal fakturere Forskningsrådet for tilskudd minimum hvert tertial, om lag i april, august og desember.
Siste frist for å sende inn faktura er 20. januar etter det kalenderåret kostnadene er påløpt. Fakturadato for fakturaer som sendes i januar for kostnader som regnskapsføres hos tilskuddsmottaker i desember, settes til 31. desember. Disse fakturaene må lages innen de 15 første virkedagene i januar. Det er ellers virksomheten som selv bærer ansvar for å sette riktig dato og forfall på faktura i tråd med retningslinjer i bokføringsforskriften eller andre gjeldende retningslinjer for virksomheten.
Brukerstyrte prosjekter som skal levere prosjektregnskapsrapport. Siste frist for å sende inn prosjektregnskapsrapport er 20. januar etter det kalenderåret kostnadene er påløpt.
- Påløpte kostnader som er regnskapsført, men ikke forfalt i perioden, kan inngå i anmodningen om utbetalinger.
- Dere må melde inn prosjektendringer når de oppstår. Se informasjonssiden om Prosjektendringer.
- Tilskudd fra Forskningsrådet som ifølge kontrakten skal gå til å dekke kostnader hos samarbeidspartnere i prosjektet, blir utbetalt til prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig og samarbeidspartnere må avtale hvordan og på hvilke vilkår slike midler skal utbetales fra prosjektansvarlig til samarbeidspartner(e). Vi stiller ikke andre krav enn at det foreligger en slik samarbeidsavtale. Prosjektansvarlig organisasjon må forsikre seg om at eventuelle samarbeidspartnere som skal motta tilskudd fører prosjektregnskap for sine aktiviteter i prosjektet, slik at vi, eller Riksrevisjonen ved en eventuell revisjon, kan be om dokumentasjon på prosjektets samlede kostnader, inkludert de som er oppstått hos samarbeidspartnere.
- Når dere skal fakturere, kan dere sette 0 dager i forfall. Da vil utbetalingen legge seg i kø og utbetales så fort som mulig.
Krav til spesifikasjon
Utbetaling mot faktura må spesifiseres for alle organisasjoner som skal motta tilskudd. Prosjektansvarlig organisasjon er ansvarlig for at utbetalinger til eventuelle samarbeidspartnere («gjennomstrømningsmidler») er spesifisert. Dersom faktura gjelder utbetaling til samarbeidspartnere, må spesifikasjonen inneholde organisasjonsnavn og organisasjonsnummer eller tilsvarende utenlandsk identifikator.
En faktura kan dekke utbetaling til flere organisasjoner, men det må foreligge en spesifikasjon for hver organisasjon som er omfattet av fakturaen.
Spesifiseringen må minimum være på nivå med kostnadstyper som ligger til grunn i søknad/prosjekt. Kostnadslinjer kan eventuelt følge SRS/NRS kontogruppeinndeling (minimum 2 siffer). Med mindre annet er avtalt skal Personal og indirekte kostnader føres som separate kostnadslinjer.
Organisasjoner i universitets og høgskolesektoren og organisasjoner i instituttsektoren med innmeldte timesatser, kan føre personal og indirekte kostnader samlet på én linje.
For hver organisasjon som skal ha utbetaling, skal det stå navn og organisasjonsnummer på spesifikasjon, i tillegg til kostnader for perioden og andelen av disse som dekkes av Forskningsrådets støtte.
(Alle beløp skal legges inn i hele kroner.)
| Periode faktura gjelder | dd.mm.åååå–dd.mm.åååå |
| Totale prosjektkostnader | xxx xxx |
| Sum finansieres fra Forskningsrådet i perioden (fakturabeløp) | xxx xxx |
| Spesifikasjon for organisasjonsnavn | Navn |
| Organisasjonsnummer | xxx xxx xxx |
| Personalkostnader | xxx xxx |
| Indirekte kostnader | xxx xxx |
| Innkjøp av FoU-tjenester | xxx xxx |
| Utstyr | xxx xxx |
| Andre prosjektkostnader | xxx xxx |
| Sum kostnader | xxx xxx |
| Andel finansiering fra Forskningsrådet | xxx xxx |
Dersom flere enn en organisasjon mottar utbetaling av støtte på samme faktura: (Alle beløp skal legges inn i hele kroner.)
| Spesifikasjon for organisasjonsnavn | Navn |
| Organisasjonsnummer | xxx xxx xxx |
| Personalkostnader | xxx xxx |
| Indirekte kostnader | xxx xxx |
| Innkjøp av FoU-tjenester | xxx xxx |
| Utstyr | xxx xxx |
| Andre prosjektkostnader | xxx xxx |
| Sum kostnader | xxx xxx |
| Andel finansiering fra Forskningsrådet | xxx xxx |
Automatisk utbetaling
Mange av prosjektene som får støtte fra Forskningsrådet har avtale om automatisk utbetaling. Dette skjer tre ganger per år.
Avtalte framdriftsrapporter og/eller regnskapsrapporter må være sendt inn og godkjent for at utbetalingene skal kunne skje. Plan for utbetalinger er avtalt i kontrakten med Forskningsrådet. Det er viktig at utbetalinger til prosjektet skjer i den takt som utgifter påløper i prosjektregnskapet.
Sluttrapport må være sendt inn og godkjent av Forskningsrådet før siste avtalte utbetaling kan skje.
Automatisk utbetaling for 1. tertial 2025
|
Støtteform |
Utbetaling |
|---|---|
|
Grunnbevilgninger og andre basisbevilgninger (grunnbevilgninger og budsjettformålene VITEN og RETUR-EU blir utbetalt 100 % i 1. tertial) |
Senest uke 10 |
|
Forskerprosjekt, institusjonsforankrede prosjekter, unge forskertalent-prosjekter, stipender, med noen flere |
Uke 12 |
|
Innovasjonsprosjekt, Kompetanse- og samarbeidsprosjekt og andre brukerstyrte prosjekter |
Uke 15 |
Automatisk utbetaling for 2. tertial 2025
| Støtteform | Utbetaling |
|---|---|
| Forskerprosjekt, institusjonsforankrede prosjekter, unge forskertalent-prosjekter, stipender, med noen flere |
Uke 25 |
| Innovasjonsprosjekt, Kompetanse- og samarbeidsprosjekt og andre brukerstyrte prosjekter | Uke 27 |
Automatisk utbetaling for 3. tertial 2025
| Støtteform | Utbetaling |
|---|---|
| Forskerprosjekt, institusjonsforankrede prosjekter, unge forskertalent-prosjekter, stipender og resten av basisbevilgningene | Uke 51 |
| Innovasjonsprosjekt, Kompetanse- og samarbeidsprosjekt og andre brukerstyrte prosjekter | Utbetales på grunnlag av prosjektregnskapsrapport |
Ved automatisk utbetaling sender Forskningsrådet oversikter over de planlagte utbetalingene på e-post til prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig sender tilbakemelding til Forskningsrådet som angitt i e-posten.
Meldinger ved utskriftstidspunkt 28. januar 2026, kl. 20.25 CET